Gửi hàng qua bưu điện là một trong những phương thức vận chuyển phổ biến, tiện lợi và tiết kiệm chi phí tại Việt Nam. Với mạng lưới bưu cục rộng khắp và đa dạng dịch vụ, bưu điện đáp ứng nhu cầu gửi hàng từ cá nhân đến doanh nghiệp một cách nhanh chóng và an toàn. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn chi tiết cách gửi hàng qua bưu điện, từ khâu chuẩn bị đến quy trình gửi và những mẹo giúp tiết kiệm chi phí hiệu quả.

1. Gửi hàng qua bưu điện là gì?

Gửi hàng qua bưu điện là phương thức vận chuyển hàng hóa, bưu phẩm từ người gửi đến người nhận thông qua dịch vụ bưu chính do bưu điện cung cấp. Người gửi chuẩn bị hàng hóa, đóng gói và ghi rõ thông tin người gửi, người nhận, sau đó lựa chọn dịch vụ phù hợp như bưu phẩm đảm bảo, bưu kiện hay chuyển phát nhanh EMS để gửi đi. Bưu điện sẽ chịu trách nhiệm vận chuyển hàng hóa đến địa chỉ người nhận trong thời gian quy định. Dịch vụ này phổ biến, tiện lợi, có mạng lưới bưu cục rộng khắp, phù hợp với cả cá nhân và doanh nghiệp, đặc biệt là các cửa hàng kinh doanh online nhờ có hình thức thu tiền hộ (COD) giúp người mua kiểm tra hàng trước khi thanh toán.

Đóng gói hàng đúng cách giúp đảm bảo an toàn khi vận chuyển

2. Chuẩn bị trước khi gửi hàng

Đóng gói hàng hóa chắc chắn, phù hợp

Hàng hóa cần được đóng gói cẩn thận để tránh hư hỏng trong quá trình vận chuyển. Tùy theo loại sản phẩm mà cách đóng gói sẽ khác nhau, ví dụ: hàng dễ vỡ nên dùng vật liệu chống sốc, bọc xốp hoặc giấy báo, đồng thời dán nhãn “Hàng dễ vỡ” bên ngoài thùng. Sử dụng thùng carton chắc chắn, kích thước phù hợp để tránh hàng bị dịch chuyển hoặc va đập mạnh.

Ghi rõ thông tin người gửi và người nhận

Trên kiện hàng cần ghi đầy đủ, rõ ràng thông tin bao gồm tên, địa chỉ, số điện thoại của cả người gửi và người nhận. Việc này giúp nhân viên bưu điện dễ dàng xử lý và giao hàng chính xác, đồng thời thuận tiện cho việc liên hệ khi có sự cố.

Chọn hình thức vận chuyển phù hợp

Bưu điện cung cấp nhiều hình thức gửi hàng như bưu phẩm thường, bưu kiện, chuyển phát nhanh EMS, chuyển phát nhanh chuyên tuyến... Người gửi nên lựa chọn dịch vụ phù hợp với nhu cầu về thời gian và chi phí để tiết kiệm và đảm bảo hàng hóa đến tay người nhận đúng hẹn.

Chọn dịch vụ phù hợp để tối ưu chi phí và thời gian

Chuẩn bị giấy tờ và phiếu gửi hàng

Khi đến bưu cục, người gửi cần điền đầy đủ thông tin vào phiếu gửi hàng do bưu điện cung cấp, bao gồm các thông tin về hàng hóa, người gửi, người nhận và lựa chọn dịch vụ. Giữ lại bản sao phiếu gửi để tiện theo dõi đơn hàng hoặc giải quyết khiếu nại nếu cần.

Tìm bưu cục gần nhất để gửi hàng

Để tiết kiệm thời gian và chi phí đi lại, nên tìm bưu cục gần vị trí của mình nhất. Có thể tra cứu địa chỉ bưu cục trên website chính thức của Bưu điện Việt Nam hoặc các ứng dụng hỗ trợ.

Việc chuẩn bị kỹ càng trước khi gửi hàng giúp đảm bảo quá trình vận chuyển diễn ra thuận lợi, hàng hóa được bảo vệ tốt và giảm thiểu rủi ro mất mát hoặc giao nhầm hàng.

3. Các bước gửi hàng qua bưu điện

Bước 1: Đóng gói hàng hóa

  • Chuẩn bị hàng hóa và đóng gói chắc chắn, phù hợp với loại sản phẩm (ví dụ: dùng xốp, giấy báo cho hàng dễ vỡ).

  • Dán nhãn “Hàng dễ vỡ” nếu cần và ghi rõ thông tin người nhận trên kiện hàng để tránh nhầm lẫn trong quá trình vận chuyển.

Đóng gói cẩn thận, ghi rõ người nhận

Bước 2: Tìm bưu cục gần nhất và mang hàng đến

  • Tìm bưu cục gần vị trí của bạn qua website hoặc ứng dụng của bưu điện.

  • Mang kiện hàng đã đóng gói đến bưu cục để gửi. Nhân viên bưu điện sẽ kiểm tra hàng hóa, cân đo và tư vấn các hình thức gửi phù hợp (bưu phẩm thường, bưu kiện, chuyển phát nhanh EMS, v.v.).

Bước 3: Điền phiếu gửi hàng

  • Người gửi điền đầy đủ thông tin trên phiếu gửi hàng gồm tên, địa chỉ, số điện thoại người gửi và người nhận.

  • Nếu gửi hàng có thu tiền hộ (COD), cần điền thêm số tiền cần thu hộ.

  • Giữ lại bản sao phiếu gửi để tiện theo dõi và đối chiếu khi cần.

Bước 4: Thanh toán cước phí gửi hàng

  • Thanh toán phí vận chuyển theo mức phí được nhân viên bưu điện báo dựa trên cân nặng, kích thước và loại dịch vụ bạn chọn.

Bước 5: Nhận mã vận đơn và theo dõi đơn hàng

  • Nhân viên bưu điện sẽ cung cấp mã vận đơn (tracking number).

  • Bạn có thể dùng mã này để tra cứu trạng thái đơn hàng trên website hoặc ứng dụng của bưu điện, giúp theo dõi quá trình vận chuyển và biết được khi nào hàng đến tay người nhận.

Bước 6: Hoàn tất và nhận hàng

  • Người nhận nhận hàng tại địa chỉ đã đăng ký, có thể kiểm tra hàng trước khi ký nhận (đặc biệt với dịch vụ COD).

  • Nếu có vấn đề phát sinh như hàng hư hỏng hoặc thất lạc, người gửi hoặc người nhận có thể liên hệ bưu điện để được hỗ trợ giải quyết.

Quy trình này đơn giản, rõ ràng, giúp bạn gửi hàng qua bưu điện một cách nhanh chóng, an toàn và thuận tiện.

4. Mẹo gửi hàng qua bưu điện hiệu quả và tiết kiệm

  • Lựa chọn dịch vụ phù hợp: Nếu không cần giao nhanh, chọn bưu kiện thường để tiết kiệm chi phí; cần giao nhanh thì chọn EMS hoặc chuyển phát nhanh chuyên tuyến.

  • Đóng gói tiết kiệm nhưng an toàn: Sử dụng vật liệu đóng gói phù hợp, không quá cồng kềnh để giảm phí vận chuyển.

  • Theo dõi đơn hàng thường xuyên: Sử dụng mã vận đơn để tra cứu trạng thái, kịp thời xử lý nếu có sự cố.

  • Tận dụng ưu đãi và dịch vụ thu gom: Nhiều bưu cục hoặc đối tác cung cấp dịch vụ thu gom hàng tận nơi, giúp tiết kiệm thời gian đi lại và có thể có các chương trình giảm giá hoặc ưu đãi phí gửi hàng.

Đây là hướng dẫn tổng quan giúp bạn hiểu và thực hiện gửi hàng qua bưu điện một cách nhanh chóng, an toàn và tiết kiệm chi phí.

Bưu điện đảm bảo giao hàng đúng người, đúng thời gian

Gửi hàng qua bưu điện là giải pháp tiện lợi, an toàn và tiết kiệm cho cả cá nhân lẫn doanh nghiệp. Chỉ cần chuẩn bị kỹ lưỡng, chọn đúng dịch vụ và nắm rõ quy trình, bạn hoàn toàn có thể yên tâm hàng hóa sẽ đến tay người nhận đúng thời gian và đúng cách. Hãy tận dụng những mẹo nhỏ trong bài để tối ưu chi phí và nâng cao hiệu quả khi sử dụng dịch vụ bưu điện.

CÔNG TY TNHH KHÔI THỊNH - GIẢI PHÁP BAO BÌ GIẤY SỬ DỤNG MỘT LẦN

Khôi Thịnh luôn cố gắng thay đổi và hoàn thiện để chăm sóc Quý Khách tốt hơn!

 

MỜI QUÝ KHÁCH XEM THÊM CÁC SẢN PHẨM TẠI ĐÂY: